Lorsque la charge de travail s'accroît, le manager est amené à déléguer ses tâches de travail. Quel est l'Art de la délégation du travail ? Comment déléguer ? Voici 7 conseils pour savoir comment déléguer.
Déléguer. Pardon, l’Art de déléguer consiste à gagner plus en travaillant moins (si on y arrive). En effet, bien déléguer est un facteur déterminant pour équilibrer vie personnelle et vie professionnelle. Tout en augmentant la motivation d’équipe.
Et pourtant ! Oui, c’est simple de vouloir déléguer… mais dès qu’on passe à la pratique, on se rend compte que ce n’est pas si facile. Autant pour vous, le manager, que pour la personne qui récupère une partie de vos attributions.
Comment déléguer des attributions et des tâches de travail à l’équipe, à son personnel ? Ce dossier de Management vous propose 7 conseils pour devenir un Maître de la délégation.
Déléguer, une approche du travail en équipe
C’est le premier conseil parce qu’il est d’une importance cruciale pour le manager d’entreprise. On ne s’en rend pas compte tout de suite, mais déléguer constitue un changement de paradigme : il faut accepter que l’on ne peut pas TOUT faire soi-même. De plus, chacun travaille de manière différente.
On vit dans un monde inter-dépendant. Le succès de l’entreprise dépend de toute son équipe. Le succès de votre entreprise n’est pas dû qu’à VOUS !
Déléguer, ne pas abdiquer
Il faut se souvenir que si les choses tournent mal, c’est de VOTRE faute. Déléguer ce n’est pas dire à la personne “tiens, je te donne ça à faire en plus” (débrouille-toi !).
Le risque d’échec doit être pris en compte AVANT de déléguer une tâche. Mieux vaut prévenir que guérir comme on dit. En cas d’échec, la seule personne à blâmer, c’est vous. Pour ne pas être parvenu à déléguer correctement vos tâches.
Ce faisant, vous vous rendrez peut-être compte que la personne à qui vous déléguez est meilleure dans ce travail… que vous !
Des tâches déléguées aussi clairement qu’un beau cristal
Si vous ne pouvez pas définir clairement la tâche à déléguer, celle-ci n’est pas prête pour l’être. Les bonnes tâches à déléguer sont des tâches : spécifiques, mesurables, faisables, réalistes. En d’autres mots : des tâches intelligentes.
Les tâches vaguement déléguées, sans critères de mesure ou invérifiables facilement sont impossibles à faire correctement.
Une partie de l’Art de déléguer consiste simplement à créer des tâches INTELLIGENTES et communiquer clairement dessus.
Des outils et des moyens pour déléguer (un casse-noisette et un mode d’emploi ?)
On ne vous apprend pas que pour casser des noisettes, le meilleur outil est le casse-noisette. Et le meilleur moyen est de savoir s’en servir. Les tâches que vous déléguez requièrent aussi leur casse-noisette, ainsi que le mode d’emploi pour l’utiliser.
De plus, alors que certaines personnes font le travail de manière complètement autonome, d’autres ont besoin d’un peu d’assistance de votre part, du soutien pour démarrer. Cela fait partie des tenants et aboutissants à considérer pour savoir comment déléguer efficacement.
Charles, tu vas au frais ? Charles, tu vas au fret ?… communiquer pour déléguer
Voilà ! Maintenant que vous savez à qui déléguer et comment déléguer, il est temps de communiquer pour déléguer.
Vous, vous envoyez Charles au rayon frais du magasin. Mais peut-être que pour Charles, le fret c’est la réception des palettes livrées dans le magasin.
Les interprétations peuvent diverger sur la tâche déléguée, les modalités de la délégation, ainsi que les outils et moyens pour ce faire.
Prenez donc le temps de vérifier :
- la compréhension de la tâche,
- les détails du processus pour passer de A à B
- les outils et moyens, ainsi que leur utilisation
- les étapes et les indicateurs pour les valider
- Une bonne communication permet à votre collaborateur d’être immédiatement opérationnel.
Donner progressivement du mou sur la corde
Lorsqu’on fait un travail, il existe toujours un spectre de liberté dans la prise de décision et les actions à réaliser. Vous pouvez y réfléchir en amont de la délégation afin de “laisser du mou” à la personne une fois le travail délégué.
Certains directeurs de RH appellent cela des “îlots de liberté” (même si je n’aime pas ce terme). Le concept est de décider en amont quelle liberté vous laisserez dans l’exécution, puis de communiquer clairement sur la libertée accordée.
Donner du mou va de “Donnes moi l’information, et je déciderai“… à “tu décides et tu le fais, tu n’as pas besoin de me consulter pour quoi que ce soit“. A vous de trouver le juste milieu qui convient à tous en fonction des risques d’échec, des compétences de la personne et de votre confiance en elle pour réaliser la tâche déléguée.
Déléguer, une inter-dépendance tournée vers le positif et la réussite
On en lançait le prémisse en début d’article. Il est possible que certaines tâches que vous déléguez soient mieux réalisées par quelqu’un d’autre que vous. C’est 100% gagnant pour vous, pour l’entreprise, pour le collaborateur :
- Le collaborateur prend des responsabilités, il “monte”
- Vous, vous gagnez du temps
- Votre entreprise et vos clients bénéficient d’une meilleure qualité de travail
De plus, déléguer vous en apprend autant sur votre collaborateur que sur vous et sur l’entreprise. C’est une occasion de partager des idées avec des collaborateurs qui disposent d’informations et d’une expérience suffisantes pour parler rapidement mise en oeuvre. D’où des discussions positives et axées sur les résultats concrets.
Enfin, déléguer permet de détecter des talents chez vos collaborateurs dont ni eux ni vous n’aviez pensé avant. Il y a quelques années, j’ai embauché un développeur. Au bout de quelques mois, on a décidé de le mettre en business development (commercial, marketing, …). Parce qu’il excelle dans ce domaine. Et que cela le rendait heureux (et moi aussi).
Huitième conseil : mettre en scène la délégation
Avec le temps je me suis rendu compte que la meilleure façon de déléguer est de mettre en scène cet événement important pour la carrière et l’épanouissement du collaborateur.
Déléguer est un événement important dans l’entreprise : cela change le travail de votre collaborateur, cela lui donne des responsabilités, cela lui donne de la variété dans ses tâches de travail.
Surtout, surtout… en déléguant, vous ne donnez pas seulement une tâche de travail :
- Vous confiez votre confiance à la personne de votre équipe.
- Vous confiez du pouvoir à la personne de votre équipe.
Quelle est la meilleure preuve de confiance et d’encouragement que vous puissiez donner à quelqu’un ?
La meilleure preuve, c’est de lui confier une partie de votre pouvoir.
En conclusion : déléguer c’est mettre en pratique l’inter-dépendance
C’est ce qui ressort de ce dossier de Management. L’entreprise est un système dans lequel tous ses éléments dépendent les uns des autres. L’équipe dépend de vous autant que vous dépendez de l’équipe.
Chacun a ses propres sources de motivation, et ses critères de satisfaction. L’Art de déléguer c’est savoir donner de soi pour obtenir le meilleur de son équipe en retour.
